Privacy policy

Wij begrijpen dat uw vertrouwen in ons het belangrijkste kapitaal is van Tokai Optecs NV (hierna genoemd “Tokai”, “wij” of “ons”). Uw privacy is dan ook van essentieel belang voor ons.

Huidige privacyverklaring (hierna genoemd “Privacyverklaring”) is onder meer van toepassing op (i) onze websites https://www.tokai.be en https://www.tokai.eu (hierna genoemd de “Website”) en (ii) alle (commerciële) relaties tussen TOKAI en haar klanten, prospecten en business partners.

Deze Privacyverklaring bevat onder meer informatie over de persoonsgegevens die TOKAI verzamelt, alsook over de wijze waarop TOKAI deze persoonsgegevens gebruikt en verwerkt.

TOKAI wil benadrukken dat zij te allen tijde tracht te handelen in overeenstemming met de “Privacy Wetgeving”, te weten (i) de Belgische Privacywet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, (ii) de EU Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG en (iii) de (toekomstige) Belgische wetgeving omtrent de implementatie van voornoemde Verordening.

Het bezoeken van de Website impliceert uw uitdrukkelijke goedkeuring (door middel van mededeling van uw persoonsgegevens of opt-in) van de Privacyverklaring en aldus van de manier waarop TOKAI uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en verwerkt.

  • Soorten persoonsgegevens

TOKAI kan volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

  • Naam
  • Voornaam
  • Bedrijfsadres
  • Woonadres
  • Emailadres
  • Aanspreektitel
  • Telefoonnummer (vast en/of gsm)
  • Bedrijfsnaam
  • Bankrekeningnummer
  • Functie
  • IP-adres
  • Alle andere persoonsgegevens die u aan ons meedeelt via het contactformulier op de Website
  • Alle andere persoonsgegevens die u vrijwillig meedeelt aan TOKAI.

TOKAI verzamelt tevens automatisch anonieme informatie betreffende het gebruik dat u maakt van de Website. Zo zal TOKAI, bijvoorbeeld, automatisch loggen welke onderdelen u bezoekt van de Website, van welke webbrowser u gebruik maakt, welke website u bezocht wanneer u toegang kreeg tot de Website. Wij kunnen u niet identificeren op grond van deze gegevens, maar het laat TOKAI toe om statistieken op te maken betreffende het gebruik van de Website.

  • Wijze van verzameling persoonsgegevens

Deze persoonsgegevens worden verzameld bij of in het kader van:

  • Bezoek van de Website
  • Een samenwerking met TOKAI
  • Correspondentie met en uitgaande van TOKAI
  • Bezoeken door onze vertegenwoordigers
  • Het uitwisselen van business cards
  • Bezoeken aan onze stands op beurzen

De door TOKAI verzamelde persoonsgegevens worden aldus uitdrukkelijk en vrijwillig door u verstrekt.

Het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens is (soms) een voorwaarde om te kunnen genieten van bepaalde diensten (e.g. om bestellingen te kunnen plaatsen, om opleidingen te volgen, om in te schrijven op nieuwsbrieven, om deel te nemen aan bepaalde activiteiten en events).

  • Gebruik persoonsgegevens

TOKAI kan gebruik maken van uw persoonsgegevens voor volgende doeleinden:

  • De opmaak van offertes (en de opvolging daarvan)
  • De uitvoering van een overeenkomst met TOKAI (incl. de opvolging daarvan)
  • Het beantwoorden van vragen (al dan niet gesteld via contactformulier)
  • Het optimaliseren van de kwaliteit, het beheer en de inhoud van de Website
  • Het verzenden van nieuwsbrieven
  • Statistische doeleinden
  • Het verzenden van direct mailings
  • Bezoeken door onze vertegenwoordigers
  • De invordering van betalingen
  • Klantenservice

De verwerking vindt plaats op onderstaande rechtsgronden, naar gelang het geval:

    • U hebt toestemming gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor één of meer specifieke doeleinden
    • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met TOKAI of om op uw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen
    • De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op TOKAI rust
    • De verwerking is noodzakelijk om uw vitale belangen of die van een andere natuurlijke persoon te beschermen
    • De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang
    • De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van TOKAI of van een derde, behalve wanneer uw belangen of grondrechten en uw fundamentele vrijheden die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen (met name wanneer u minderjarig bent)
  • Openbaarmaking persoonsgegevens aan derden

TOKAI zal uw persoonsgegevens niet openbaar maken aan derden, tenzij wanneer het noodzakelijk is in kader van de uitvoering van de overeenkomst en de optimalisering daarvan. In dit kader zullen uw persoonsgegevens mogelijks openbaar gemaakt worden aan onze leveranciers, zoals softwareleveranciers, cloud partners, verzekeringsmaatschappijen, transport partners, etc.

Indien het noodzakelijk is dat TOKAI in dit kader uw persoonsgegevens openbaar maakt aan derden, is de betreffende derde partij verplicht om uw persoonsgegevens te gebruiken in overeenstemming met de bepalingen van deze Privacyverklaring.

Onverminderd voorgaande, is het evenwel mogelijk dat TOKAI uw persoonsgegevens openbaar maakt:

  • Aan de bevoegde autoriteiten (i)wanneer TOKAI hiertoe verplicht is op grond van de wet of in het kader van een gerechtelijke of een toekomstige gerechtelijke procedure en (ii)ter vrijwaring en verdediging van de rechten van TOKAI.
  • Wanneer TOKAI of nagenoeg al haar activa wordt overgenomen door een derde partij, in welk geval uw persoonsgegevens die TOKAI heeft verzameld, één van de overgedragen activa zal zijn.

In alle overige gevallen zal TOKAI uw persoonsgegevens niet verkopen, verhuren of doorgeven aan derde partijen, tenzij wanneer zij (i) hiervoor uw toestemming heeft bekomen en (ii) met de betreffende derde partij een dataverwerkingsovereenkomst heeft afgesloten, die de nodige garanties bevat betreffende confidentialiteit en privacy conforme behandeling van uw persoonsgegevens.

  • Grensoverschrijdende verwerking persoonsgegevens

Elke overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) aan een bestemmeling die zijn woonplaats of zetel heeft in een land dat niet valt onder een adequaatheidsbesluit uitgevaardigd door de Europese Commissie, zal worden beheerst door bepalingen van een data transfer agreement, die ofwel (i) de standaard contractuele clausules zoals bepaald in de ‘Beslissing van de Europese Commissie van 5 februari 2010 (Decision 2010/87/EC)’ zal bevatten, ofwel (ii) passende waarborgen bieden door enig ander mechanisme op grond van de Privacy Wetgeving of enige andere regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens.

  • Opslag persoonsgegevens
    Tenzij wanneer een langere bewaartermijn vereist of gerechtvaardigd is (i) door de wet of (ii) door de naleving van een andere wettelijke verplichting, bewaart TOKAI uw persoonsgegevens slechts gedurende de periode die noodzakelijk is voor het behalen en het vervullen van de doelen, zoals beschreven in deze Privacyverklaring onder ‘III. Gebruik persoonsgegevens’.
  • Uw privacy rechten

In het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens, beschikt u over volgende privacy rechten:

  • Recht op inzage van uw persoonsgegevens;
  • Recht op rectificatie, vervollediging of update van uw persoonsgegevens;
  • Recht op schrapping van uw persoonsgegevens (‘right to be forgotten’) (TOKAI wijst u er in dit kader wel op dat bepaalde diensten niet meer toegankelijk zullen zijn of verstrekt kunnen worden, indien u bepaalde noodzakelijke persoonsgegevens schrapt of laat schrappen);
  • Recht op een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens;
  • Recht van bezwaar/verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wanneer u uw privacy rechten wenst uit te oefenen, gelieve dan contact op te nemen met privacy@tokai.eu.

U kan deze rechten in principe kosteloos uitoefenen.

Wilt u geen nieuwsbrieven of informatie over de producten en diensten van TOKAI meer ontvangen, kunt u zich op elk moment uitschrijven door te klikken op de knop “uitschrijven”, zoals onderaan voorzien in elke e-mail van TOKAI.

  • Beveiliging persoonsgegevens

TOKAI verbindt er zich toe om passende en redelijke fysieke, technologische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te nemen met het oog op het voorkomen van (i) ongeoorloofde of onrechtmatige toegang tot uw persoonsgegevens, alsook (ii) verlies, misbruik of wijziging van uw persoonsgegevens.

TOKAI zal alle persoonsgegevens die zij heeft verzameld, bewaren binnen de Europese Unie.

Niettegenstaande (i) het veiligheidsbeleid van TOKAI, (ii) de controles die zij uitvoert en (iii) de handelingen die zij stelt in dit kader, kan een onfeilbaar niveau van veiligheid niet worden gegarandeerd.

  • Update Privacyverklaring

TOKAI is gerechtigd om deze Privacyverklaring te updaten door een nieuwe versie op de Website te plaatsen. Het is dit kader ten zeerste aangewezen om regelmatig de Websites en de betreffende pagina waarop de Privacyverklaring wordt weergegeven, te raadplegen om zeker te zijn dat u kennis hebt van enige wijzigingen.

  • Verwijzingen naar andere websites

De Website kan mogelijks hyperlinks bevatten naar andere websites. Wanneer u één van deze links aanklikt, gaat u mogelijks naar een andere website of internetbron die bewust of via cookies of andere technologieën informatie over u zou kunnen verzamelen. TOKAI draagt geen enkele verantwoordelijkheid, aansprakelijkheid of controlebevoegdheid over deze andere websites of internetbronnen, noch over hun inzameling, gebruik en verspreiding van uw persoonsgegevens. U dient zelf het privacy beleid van deze andere websites en internetbronnen na te kijken zodoende te kunnen oordelen of zij in overeenstemming met de Privacy Wetgeving handelen.

  • Contacteer TOKAI

Indien u vragen heeft over de Privacyverklaring of over de wijze waarop TOKAI uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, gelieve ons te contacteren:

  • Via e-mail: privacy@tokai.eu
    of
  • Via de post: Grijpenlaan 25, 3300 Tienen

Indien u ontevreden bent omtrent de manier waarop TOKAI deze vragen of opmerkingen heeft behandeld of wanneer u enige klachten heeft over de manier waarop TOKAI uw gegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, kan u een klacht indienen bij de Privacy Commissie.