Privacy Policy

Wir wissen, dass Ihr Vertrauen in uns der größte Wert für Tokai Optecs NV ist (im Folgenden kurz „Tokai“, „wir“ oder „uns“). Deshalb ist der Schutz Ihrer Daten für uns entscheidend.

Diese Datenschutzerklärung (im Folgenden „Datenschutzerklärung“) gilt unter anderem (i) für unsere Websites https://www.tokai.be und https://www.tokai.eu (im Folgenden zusammengefasst „Website“) und (ii) für alle (geschäftlichen) Beziehungen zwischen TOKAI und seinen Kunden, potenziellen Kunden und Geschäftspartner.

Die Datenschutzerklärung enthält Informationen zu personenbezogenen Daten, die TOKAI sammelt und über die Art und Weise, wie TOKAI diese personenbezogenen Daten nutzt und verarbeitet.

Wir bei TOKAI möchten betonen, dass wir immer die Vorschriften (i) des belgischen Datenschutzgesetzes vom 8. Dezember 1992 zur Wahrung der Vertraulichkeit bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und/oder (ii) die EU-Verordnung von 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG und (iii) alle (zukünftigen) belgischen Gesetze zum Umsetzung dieser Verordnung einzuhalten versuchen.

Mit dem Besuch der Website erklären Sie Ihr Einverständnis (durch Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten oder durch Opt-in) mit der Datenschutzerklärung und folglich der Art und Weise wie wir Ihre personenbezogenen Daten sammeln, nutzen und verarbeiten.

  • Arten personenbezogener Daten

TOKAI kann folgende personenbezogene Daten sammeln und verarbeiten:

  • Name
  • Nachname
  • Funktion
  • Unternehmensname
  • Unternehmensanschrift
  • Rechnungsanschrift
  • Kontonummer
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer (Festnetz und oder Mobiltelefon) & Fax
  • Alle personenbezogenen Daten, die freiwillig an Tokai übermittelt wurden (z. B. im Zuge von Schriftverkehr mit Tokai).
  • Alle personenbezogenen Daten, die im „Freifeld“ bei Ausfüllen den Kontaktformulars angegeben werden
    IP-Adresse
  • […]

TOKAI sammelt außerdem anonyme Informationen über Ihr Nutzungsverhalten auf der Website. So protokolliert TOKAI beispielsweise automatisch die Bereiche der Website und der Plattform, die Sie besuchen, welchen Webbrowser Sie verwenden, welche Website Sie besucht haben, als Sie auf die Website zugegriffen haben. Eine Zuodnung zur Ihrer Person ist anhand dieser Daten nicht möglich, TOKAI kann jedoch Statistiken zur Nutzung der Website erstellen.

  • Methoden für die Sammlung personenbezogener Daten:

Diese personenbezogenen Daten werden gesammelt bei

  • Besuch der Website
  • Zusammenarbeit mit TOKAI
  • Ein- und ausgehender Schriftverkehr mit TOKAI
  • Angebotsanfrage
  • Besuche durch unseren Kundenbetreuer (Account Manager)
  • Austausch von Visitenkarten
  • Besuch unseres Standes auf einer Messe
  • […]

Alle personenbezogenen Daten, die TOKAI sammelt, werden also ausdrücklich und aus freien Stücken von Ihnen angegeben.

Die Angabe bestimmter personenbezogener Daten ist (hin und wieder) für die Nutzung bestimmter Dienste erforderlich (z. B. um Zugriff auf bestimmte Bereiche der Website zu erhalten, einen Newsletter zu abonnieren, an bestimmten Aktion und Events teilzunehmen). In solchen Fällen wird angezeigt, welche Daten obligatorisch sind und welche freiwillig angegeben werden können.

  • Nutzung personenbezogener Daten

TOKAI kann Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken nutzen:

  • Erstellung von Angeboten
  • Erfüllung eines Vertrages mit TOKAI (inkl. dessen Nachbearbeitung)
  • Beantwortung von Fragen (unabhängig davon, ob sie über das Kontaktformular eingegeben wurde)
  • Optimierung von Qualität, Verwaltung und Inhalten der Website.
  • Versand von Newslettern
  • Erstellung von Statistiken
  • Versand von Direct Mailings
  • Besuche durch unseren Kundenbetreuer (Account Manager)
  • Rechnungsstellung und Eintreiben von Rechnungen
  • Kundendienst
  • […]

Die Auftragsverarbeitung erfolgt je nach Sachverhalt auf folgender Gesetzesgrundlage:

  • Sie haben der Auftragsverarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu einem oder mehreren spezifischen Zwecken zugestimmt.
  • Die Auftragsverarbeitung ist nötig, um einen Vertrag mit TOKAI zu erfüllen oder auf Ihren Wunsch Schritte einzuleiten, bevor ein Vertragsverhältnis zustandekommt.
  • Die Auftragsverarbeitung erfolgt aus rechtlichen Gründen, denen TOKAI unterliegt.
  • Die Auftragsverarbeitung erfolgt zur Wahrung Ihrer Interessen oder der Interessen einer anderen natürlichen Person.
  • Die Auftragsverarbeitung erfolgt zur Erfüllung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse.
  • Die Auftragsverarbeitung erfolgt zur Wahrung begründeter Interessen von TOKAI oder Dritter, außer diese Interessen sind den Interessen oder Grundrechten und -freiheiten des Datensubjekts untergeordnet, die einen Schutz personenbezogener Daten verlangen (insbesondere, wenn Sie minderjährig sind).
  • Offenlegung personenbezogener Daten gegenüber Dritten

TOKAI legt Ihre personenbezogenen Daten Dritten nur dann offen, wenn dies zur Vertragserfüllung oder zur Optiomierung desselben erforderlich ist (u. a. für TOKAI). Vor diesem Hintergrund können Ihre personenbezogenen Daten Zahlungsdienstleistern, Softwareanbietern, Cloud-Partnern und Logistikpartnern offengelegt werden.

Wenn TOKAI Ihre personenbezogenen Daten Dritten gegenüber offenlegen muss, ist dieser verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten entsprechend den Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung zu verwenden.

Dessen ungeachtet besteht die Möglichkeit der Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten durch TOKAI

  • gegenüber zuständigen Behörden, (i) wenn TOKAI gesetzlich oder aufgrund gerichtlicher Verfahren jetzt oder in Zukunft hierzu verpflichtet ist und (ii) um unsere Rechte zu wahren und zu verteidigen.
  • wenn TOKAI oder die Mehrheit seiner Anteile in den Besitz Dritter übergeht, woraufhin Ihre personenbezogenen Daten, die TOKAI gesammelt hat, als übertragene Vermögenswerte gelten.

In allen anderen Fällen wird TOKAI Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte verkaufen, vermieten oder weitergeben, außer (i) hierfür liegt Ihre Genehmigung vor und (ii) es wurde mit dem fraglichen Dritten ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag geschlossen, in dem die erforderlichen Garantien hinsichtlich Vertraulichkeit und Schutz Ihrer personenbezogenen Daten aufgeführt ist.

  • Grenzüberschreitende Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten

Eine Übertragung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) an einen Empfänger, dessen Wohn- oder Firmensitz sich in einem Land befindet, das nach dem Beschluss der Europäischen Kommission keinen hinreichenden Datenschutz bietet, unterliegt einer Vereinbarung zur Datenübertragung, in der (i) die Standardvertragsklauseln laut Beschluss der Europäischen Kommission vom 5. Februar 2010 (Beschluss 2010/87/EG) oder (ii) ein anderer Mechanismus zum Datenschutz oder eine andere Vorschrift zur Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten enthalten sind.

    • Speicherung personenbezogener Daten
    • Soweit keine längere Speicherfrist (i) gesetzliche oder (ii) aufgrund der Einhaltung einer anderen rechtlichen Verpflichtung erforderlich oder begründet ist, speichert TOKAI Ihre personenbezogenen Daten nur für den Zeitraum, der für die Archivierung und Erfüllung des betreffenden Zwecks laut Datenschutzerklärung unter Punkt „Nutzung personenbezogener Daten“ erforderlich ist.
  • Das sind Ihre Datenschutzrechte

Vor dem Hintergrund der Auftragsverarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie folgende Datenschutzrechte:

  • Recht auf Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten
  • Recht auf Richtigstellung, Vervollständigung oder Aktualisierung Ihrer personenbezogenen Daten
  • Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten („Recht auf Vergessenwerden“). (TOKAI weist Sie darauf hin, dass in diesem Fall bestimmte Dienste nicht mehr zugänglich sind und/oder nicht mehr angeboten werden können, wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten löschen bzw. löschen lassen.)
  • Recht auf Einschränkung der Auftragsverarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
  • Recht auf Übertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten
  • Recht auf Einspruch/Widerspruch bei der Auftragsverarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Wenn Sie Ihre Datenschutzrechte geltend machen möchten, wenden Sie sich bitte an privacy@tokai.eu.

Grundsätzlich können Sie diese Rechte kostenfrei über das oben genannte Formular geltend machen.

Wenn Sie keine Newsletter oder Informationen zu Produkten und Dienstleistungen von TOKAI mehr erhalten möchten, können Sie diese jederzeit abbestellen, indem Sie auf die Schaltfläche „Abbestellen“ am Ende jeder E-Mail von TOKAI klicken.

  • Sicherheit personenbezogener Daten

TOKAI verpflichtet sich, geeignete Maßnahmen zum physischen, technischen und betrieblichen Schutz zu treffen, um (i) einen unbefugten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten zu verhindern und (ii) Verlust, Missbrauch oder Veränderung Ihrer personenbezogenen Daten zu vermeiden.

TOKAI speichert alle personenbezogenen Daten, die es innerhalb der EU gesammelt hat.

Ungeachtet der Sicherheitsvorgaben bei TOKAI sowie der Kontrollen und Schutzmaßnahmen in diesem Zusammenhang kann eine lückenlose Sicherheit nicht garantiert werden. Da keine Übertragung oder Weiterleitung über das Internet oder eine andere elektronische Speichermethode 100 % sicher ist, ist TOKAI nicht im Stande eine absolute Sicherheit zu garantieren.

Letztlich hängt die Sicherheit Ihres Kundenkontos auch von der Geheimhaltung und Komplexität Ihres Passworts ab. TOKAI wird Sie niemals nach Ihrem Passwort fragen, d. h. Sie müssen es niemals persönlich mitteilen. Wenn Sie Ihr Passwort trotzdem Dritten weitergeben, z. B. wenn diese Zusatzdienstleistungen anbieten möchten, erlangt dieser Dritte mithilfe Ihres Passworts Zugriff auf Ihr Kundenkonto und Ihre personenbezogenen Daten. In einem solchen Fall haften Sie für die Transaktionen, die infolge der Nutzung Ihres Kundenkontos entstehen. TOKAI rät Ihnen daher dringend Ihr Passwort zu ändern und sich an uns zu wenden, wenn Sie feststellen, dass jemand auf Ihr Kundenkonto zugegriffen hat.

  • Aktualisierung der Datenschutzerklärung

TOKAI kann die vorliegende Datenschutzerklärung durch Einstellen einer neuen Version auf die Website aktualisieren. Daher ist es ratsam, die Website sowie die Seite zur Anzeige der Datenschutzerklärung regelmäßig zu besuchen, damit Sie Kenntnis über Änderungen erlangen.

  • Andere Websites

Die Website kann Hyperlinks zu anderen Website enthalten. Durch Klicken auf einen dieser Links können Sie an eine andere Website oder Internetquelle weitergeleitet werden, die durch Cookies und andere Technologien Informationen über Sie sammelt. TOKAI haftet nicht für diese Websites oder Internetressourcen und hat keine Kontrolle über sie oder die Sammlung, Nutzung oder Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten. Es obliegt Ihnen, die Datenschutzerklärungen dieser anderen Websites und Internetquellen zu prüfen um zu beurteilen, ob sie gemäß geltendem Datenschutzrecht handeln.

  • Kontakt zu TOKAI

Wenn Sie Fragen und/oder Anregungen zu der vorliegenden Datenschutzerklärung oder der Art und Weise haben, wie TOKAI Ihre personenbezogenen Daten sammelt, nutzt und/oder verarbeitet, wenden Sie sich gerne an uns:

  • per E-Mail: privacy@tokai.eu
    oder
  • postalisch: Grijpenlaan 25, 3300 Tienen, BelgienSollten Sie unzufrieden damit sein, wie TOKAI Ihre Fragen und/oder Anregungen bearbeitet oder Grund zur Beschwerde über die Art und Weise haben, wie TOKAI Ihre personenbezogenen Daten sammelt, nutzt und/oder verarbeitet, haben Sie die Möglichkeit der Beschwerde beim Ständigen Ausschuss für den Schutz des Privatlebens in Belgien einzulegen.